Het lijkt nog gisteren dat we nieuwjaarswensen de wereld instuurden en we vrolijk en zonder enig verder besef uitkeken naar een top event jaar met mooie vooruitzichten op top projecten. We hadden onze wensen nooit officieel de wereld ingestuurd. Op 1 of andere manier vond ik onze nieuwjaarsgroet van toen op dit moment een gepaste verwijzing als inleidend bruggetje. U mag er absoluut het uwe van denken.

10 maart 2020 – onze crisisregering neemt een standpunt in omtrent COVID-19 en komt officieel naar buiten met een statement. En wat voor 1! Gebaseerd op paniek of gefundeerd: meningen zijn verdeeld. Alleszins 1 met grote gevolgen voor onze sector. We merken uiteraard ongerustheid bij onze klanten en enkelen ervan hebben ondertussen vraagtekens gezet bij hun projecten voor maart en april. Wat verder vooruit ligt? … ook wij hebben geen glazen bol. Wij beroepen ons op algemeen gezond boerenverstand. Dat heeft ons nog nooit in de lure gelegd toch?

Als het virus niet kan overleven bij hogere temperaturen, dan hopen we snel op een eerste hittegolf… Of nee, toch maar niet want als we terug kijken naar de massale nieuwsberichten hierover vorig jaar dan spreken we ook over hoge dodenaantallen. (cfr Nieuwsblad 28/06/2019 –  Rode Kruis vreest meer dan 70.000 doden door hitte deze zomer: Europa smelt en zal blijven smelten”)

Maar wat dan? Annuleren of uitstellen?

Die vraag kriigen we nu massaal. “We willen het wel laten doorgaan op een latere datum in het najaar of voorjaar 2021 maar… ”

Twijfel en onzekerheid uiteraard of het virus dan wel of niet weg zal zijn en of het gewone leven dan terug zijn gewone gang zal gaan.
Antwoord hierop: no one can tell.

Is het nu dan niet even belangrijker om goed stil te staan bij die overwegingen? Doordacht en niet te impulsief.

Want volgens ons ligt de hamvraag niet bij “annuleren” of  “uitstellen”, maar totaal ergens anders! Volgt u mee?

Is het nog zinvol om het event uit te stellen of gaat het zijn doel of thema dan voorbij?

Is het doel van het initeel event nog hetzelfde als het doel van het uitgestelde event?

• Kijken we in de diepte naar onze doelstelling of die hetzelfde is gebleven? Of zou het kunnen dat de impact die nu veroorzaakt werd door deze crisis uw bedrijf in een andere richting duwt waardoor er nood is aan andere type events dan de eventueel initieel geplande?
• Hoe flexibel en wendbaar moet je nu als bedrijf zijn, ongeacht de sector, om weerstand te bieden aan de economische crisis die hoogstwaarschijnlijk zal volgen en welke invloed heeft dit op het type events/ bijeenkomsten die u in de toekomst zal organiseren?
  • Een productiebedrijf met toeleveringsproblemen zal misschien eerder nood hebben aan een informatie vergadering i.p.v. een klantenfeest.
  • In plaats van een teambuilding om de samenhorigheid te vergroten is er misschien nu meer nood aan informeren en kennis vergaren? Dit bv. in een creatieve vorm van brainstorm sessies en/of workshops?
• Is onze doelgroep nog dezelfde en zo ja zit die op ons event te wachten?
• Wat zijn de beweegredenen van de bezoeker om al dan niet tijd, geld, moeite of risico te nemen om uw event te bezoeken?
• Waar liggen de strategische prioriteiten t.o.v. onze klanten of medewerkers?
• Hoe gaan we deze communiceren aan onze doelgroep? In welke vorm gaan we dit gieten?
  • door kleinere live bijeenkomsten
  • door webinars en online trainingen
  • streaming
  • …

Als eventconsultants kijken wij al jaren met een andere bril naar evenementen; zij horen een verlengde te zijn van uw strategische beleidsdoelstellingen. En dit zowel op vlak van sales en klanten als het interne beleid ten aanzien van uw medewerkers. Meer dan ooit wordt het als organisatie belangrijk dit onder ogen te zien en sterker in te zetten op het creëren van de juiste type event voor uw doelstellingen en doelgroep.

Wendbaarheid en flexibiliteit

De huidige situatie leert ons allen maar 1 ding… Wendbaarheid en flexibiliteit zijn key factoren om onvoorziene omstandigheden zoals deze te overleven. Dat betekent vooral in de diepte willen graven en verder kijken dan vandaag waar uw bedrijf naartoe gaat en welke acties nu nodig zijn.

Hoe dan?

Wat heeft u nodig momenteel? Ziet u even door het Coranabos de bomen niet meer? De eventconsultants van KonseptS komen graag met een “adviespakket” op maat.

• Een klankbord, een sparringspartner, een pragmatische probleemoplosser?
• Een creatieve lange termijn denker?
• Een strategische planner die doelgroep en doelstellingen met u doorpraat en zo richting geeft aan uw volgende plannen?
• Een onderhandelaar die uw huidige contracten en afspraken met leveranciers behartigt?
• Een budgetbeheerder die met kennis van zaken ramingen en inschattingen kan maken van de mogelijke uitstel/ afstel gevolgen in vergelijking met een alternatief concept
• Een kennispartner die heel snel antwoorden kan bieden op het vinden van alternatieve leveranciers wat betreft locaties, animaties, cateraars, enz..

Onze consultants zijn per uur, per halve dag of per dag inzetbaar. Klankbord / oriëntatiemeetings halve dag vanaf 350€.  Offertes op maat te bespreken.

Ondernemen met mildheid en eerlijkheid?

Feit is dat er nood is aan kalmte. Dat events worden uitgesteld is begrijpelijk… Welk bedrijf wil uiteindelijk wel de verantwoordelijkheid nemen om tegen advies van een regering in te gaan en eventueel zelf maatschappelijk, financieel en imagogewijs schade te ondervinden? Maar kan dit dan a.u.b. gebeuren met gezond verstand niet ongeacht de gevolgen voor alle toeleveranciers? Mogen we toch hier even oproepen naar een systeem van mildheid en eerlijkheid? Dan hebben we het specifiek over het zonder veel discussie aanvaarden van alle annulatievoorwaarden van heel vaak zeer kleine toeleveranciers?

Dat zij op zijn minst zonder slag of stoot hun verloren inkomen kunnen recupereren? Want heel eerlijk, een uitstel is ook een annulatie. Een annulatie van een opdracht waarvoor ze die dag een inkomen zouden gehad hebben dat nu wegvalt. Denk maar eens aan de poetsvrouw van de eventlocatie, de fotograaf die als zelfstandige zijn gezin onderhoudt, de acteur die als typetje voor de vrolijke noot zou zorgen, de moderator, de licht -en geluidstechniekers die plots wel ’s avonds thuis onverwachts thuis zitten. Zonder inkomen. En we vergeten er nog vele anderen.

Bedankt om hier ten volle bij stil te staan tijdens het beslissingsproces dat u momenteel met uw team ondergaat.

Event met toeters en bellen of klein maar fijn?!

Onze creativiteit en strategisch denken staan extra scherp in deze tijden en we helpen je graag met strategisch of ondersteunend advies.
Ben je zelf een evenement aan het uitdenken of ken je iemand die zich hiermee bezighoudt? Just ring our bell! 

Tips voor het organiseren van een beurs of het bouwen van een beursstand die je nooit beu wordt

Begin je al in te dommelen wanneer je het woord beurs alleen nog maar hoort? Toegegeven, in veel gevallen kunnen we je alleen maar gelijk geven. Het goede nieuws is: het kan ook anders. En dat hoeft niet eens zo moeilijk te zijn … Zeker niet met onze tips voor het organiseren van een beurs of het bouwen van een beursstand die je nooit beu wordt.

Concept met een grote C

Hét geheim en tegelijkertijd het DNA van een geslaagd beursevent: het juiste concept! Breng ruim van tevoren je doelgroep uitgebreid in kaart. En gebruik die analyse om een passend concept te bedenken. Wil je je klanten of leveranciers laten kennismaken met nieuwe producten? Werk dan bijvoorbeeld een stijlvol concept uit in de vorm van een Inspirational Day: verras je gasten met boeiende workshops met die nieuwe producten, maar integreer ze eventueel ook in de randanimatie. Kort samengevat: denk verder dan standjes, koffie en broodjes. De mogelijkheden zijn eindeloos, de impact die je kunt creëren dus ook!

Hokjesdenken

Ziet een beurs er in jouw hoofd uit als een aaneenschakeling van gangen en beurshokjes, met links, helemaal achteraan, de stand met de broodjes en de lauwe koffie? Laat dat (beurs)hokjesdenken maar achterwege. Ga bijvoorbeeld voor een organische opstelling, integreer diverse (en verrassende) cateringstands tussen de gewone stands enz. Codewoord: BELEVING! Voorzie ook voldoende backstageruimte voor je beursdeelnemers. Vaak hebben ze niet erg veel ruimte om hun jassen en benodigdheden kwijt te kunnen aan hun stand. Het wordt dus al snel een rommeltje als ze hun spullen niet elders kwijt kunnen.

Vind je draai met een draaiboek

Welke sprekers komen er aan het woord? Waar vindt welke workshop plaats? Tot hoe laat duurt de avondopening ook alweer? Tijdens een beursevent kunnen er véél vragen opduiken. Vermijd dat je als verantwoordelijke voortdurend wordt aangeklampt en voorzie een uitgebreid draaiboek. Dat zorgt er niet alleen voor dat je je voorbereiding in een handig overzicht giet, maar ook dat je medewerkers snel kunnen schakelen op basis van de informatie in het draaiboek.

Huh?

Neem je als bedrijf zelf deel aan een beurs en is het tijd voor een nieuwe beursstand? Altijd fijn, dat voelt toch een beetje aan als een nieuw paar schoenen kiezen. En we zijn helemaal voor creativiteit en vernieuwende ideeën. Alleen: laat die dan wel aansluiten op je branding. Die vertrouwdheid is namelijk precies wat je bezoekers nodig hebben om richting je stand te komen.

In het kader van de nuttige tips nog deze: stel een boothmanager aan die een oogje in het zeil houdt bij je stand. Rondslingerende koffietassen, lege glazen, brochures die opeens overal lijken te liggen: met een boothmanager blijft alles tiptop.

Ken ik dat meubilair ergens van?

Een nieuwe beursstand hoeft niet per se te betekenen dat de oude goed is voor de schroothoop. Als de stand en het meubilair gekozen werden in functie van je branding, dan kun je er ongetwijfeld nog een leuk plekje voor vinden in je bedrijfsomgeving. Duurzaam én origineel!

Last but not least: zie je het zelf niet zo goed zitten om die nieuwe stand te ontwerpen of ben je op zoek naar iemand die je vakbeurs in goede banen kan leiden? Met KonseptS zit je gebeiteld! Neem vandaag nog contact met ons op en wij inspireren je graag met onze beursideeën.