Tips voor het organiseren van een beurs of het bouwen van een beursstand die je nooit beu wordt

Begin je al in te dommelen wanneer je het woord beurs alleen nog maar hoort? Toegegeven, in veel gevallen kunnen we je alleen maar gelijk geven. Het goede nieuws is: het kan ook anders. En dat hoeft niet eens zo moeilijk te zijn … Zeker niet met onze tips voor het organiseren van een beurs of het bouwen van een beursstand die je nooit beu wordt.

Concept met een grote C

Hét geheim en tegelijkertijd het DNA van een geslaagd beursevent: het juiste concept! Breng ruim van tevoren je doelgroep uitgebreid in kaart. En gebruik die analyse om een passend concept te bedenken. Wil je je klanten of leveranciers laten kennismaken met nieuwe producten? Werk dan bijvoorbeeld een stijlvol concept uit in de vorm van een Inspirational Day: verras je gasten met boeiende workshops met die nieuwe producten, maar integreer ze eventueel ook in de randanimatie. Kort samengevat: denk verder dan standjes, koffie en broodjes. De mogelijkheden zijn eindeloos, de impact die je kunt creëren dus ook!

Hokjesdenken

Ziet een beurs er in jouw hoofd uit als een aaneenschakeling van gangen en beurshokjes, met links, helemaal achteraan, de stand met de broodjes en de lauwe koffie? Laat dat (beurs)hokjesdenken maar achterwege. Ga bijvoorbeeld voor een organische opstelling, integreer diverse (en verrassende) cateringstands tussen de gewone stands enz. Codewoord: BELEVING! Voorzie ook voldoende backstageruimte voor je beursdeelnemers. Vaak hebben ze niet erg veel ruimte om hun jassen en benodigdheden kwijt te kunnen aan hun stand. Het wordt dus al snel een rommeltje als ze hun spullen niet elders kwijt kunnen.

Vind je draai met een draaiboek

Welke sprekers komen er aan het woord? Waar vindt welke workshop plaats? Tot hoe laat duurt de avondopening ook alweer? Tijdens een beursevent kunnen er véél vragen opduiken. Vermijd dat je als verantwoordelijke voortdurend wordt aangeklampt en voorzie een uitgebreid draaiboek. Dat zorgt er niet alleen voor dat je je voorbereiding in een handig overzicht giet, maar ook dat je medewerkers snel kunnen schakelen op basis van de informatie in het draaiboek.

Huh?

Neem je als bedrijf zelf deel aan een beurs en is het tijd voor een nieuwe beursstand? Altijd fijn, dat voelt toch een beetje aan als een nieuw paar schoenen kiezen. En we zijn helemaal voor creativiteit en vernieuwende ideeën. Alleen: laat die dan wel aansluiten op je branding. Die vertrouwdheid is namelijk precies wat je bezoekers nodig hebben om richting je stand te komen.

In het kader van de nuttige tips nog deze: stel een boothmanager aan die een oogje in het zeil houdt bij je stand. Rondslingerende koffietassen, lege glazen, brochures die opeens overal lijken te liggen: met een boothmanager blijft alles tiptop.

Ken ik dat meubilair ergens van?

Een nieuwe beursstand hoeft niet per se te betekenen dat de oude goed is voor de schroothoop. Als de stand en het meubilair gekozen werden in functie van je branding, dan kun je er ongetwijfeld nog een leuk plekje voor vinden in je bedrijfsomgeving. Duurzaam én origineel!

Last but not least: zie je het zelf niet zo goed zitten om die nieuwe stand te ontwerpen of ben je op zoek naar iemand die je vakbeurs in goede banen kan leiden? Met KonseptS zit je gebeiteld! Neem vandaag nog contact met ons op en wij inspireren je graag met onze beursideeën.