Ons werk? Dat start nooit bij jouw idee, wél bij je strategie. Zo kunnen je plannen voor een personeelsbarbecue bij ons uitmonden in een familiedag. Of je idee om een medewerkersfeest te organiseren veranderen in een klantenevenement. Omdat we niet vertrekken van wat je wil, maar wél van wat je noden zijn.
Wat is het doel van je evenement? Wie is je doelgroep? Welke boodschap schuilt erachter? Met die antwoorden gaat ons team aan de slag. Om je concept op maat verder te verfijnen of creëren, en het daarna, als je wil, ook uit te voeren. Voor ons verloopt een project in vijf verschillende fases, en jij kiest zelf welke rol we daarin spelen. Maar of je ons nu alleen bij die eerste stap betrekt of voor het volledige plaatje inschakelt: wij helpen je je gasten onder te dompelen in een unieke beleving, hen te raken én je doel te bereiken.
1. Goed begonnen, is half gewonnen
Waarom wil je een evenement organiseren? Wanneer wil je het organiseren? Wil je een bepaalde boodschap meegeven aan je gasten? Voor ons staat een evenement nooit op zich. Het maakt deel uit van een strategie, van jouw strategie. En daarom stellen we je tijdens ons eerste gesprek best wel ‘ambetante’ vragen.
Maar, geen nood. We zoeken mee naar de juiste antwoorden. Stellen mogelijke ideeën voor. En vertalen die vervolgens naar een concept op jouw maat. Alleen als we weten wat jij met je evenement wil bereiken, kunnen we ervoor zorgen dat het een schot in de roos wordt.
2. Save the date
Joepie, je hebt beslist om met ons in zee te gaan. Maar hoewel we samen met jou al eens een kijkje gaan nemen op de plaats van het evenement, is het nog niet meteen tijd voor een feestje. Daarvoor is er nog te veel werk, al mogen de uitnodigingen al de deur uit. We verfijnen het gekozen concept van je evenement, brainstormen erop los, selecteren de juiste partners én prijzen.
Pas wanneer we het allemaal voelen kriebelen, weten we dat we op het juiste spoor zitten. Het resultaat van al dat noeste denkwerk, koppelen we regelmatig aan je terug, en zetten we om in een compleet draaiboek.
3. We zijn er bijna (maar nog niet helemaal)
In deze fase werken we alle vraagtekens weg en hakken we de laatste knopen door. Onze partners worden uitvoerig gebrieft. Zodat iedereen haarfijn weet wat hij of zij moet doen. Tijdens een laatste meeting zetten we de puntjes verder op de i van jouw unieke evenement en voegen we de laatste details toe aan het draaiboek.
Aan het toeval laten we liever helemaal niets over bij KonseptS.
4. D-Day
3, 2, 1, go! Daar gaan we dan. Onze laatste 2DO-lijstjes zijn afgevinkt, we zijn voorbereid op alle mogelijke scenario’s. Samen met onze partners zijn we er helemaal klaar voor, ook als er last minute nog iets moet worden bijgestuurd aan het draaiboek. We starten met de opbouw, zien daarbij alle puzzelstukken mooi samenvallen, en tellen samen met je af naar het moment suprême.
Uiteraard zorgen we er ook voor dat de micro niet hapert en schermen niet wit blijven, tenzij dat zo hoort natuurlijk. We doen die dag ook als laatste het licht uit. Maar niet voor alles weer piekfijn in orde is.
5. Terugblik
Na afloop blikken we graag nog even met je terug. Dat mag je gerust letterlijk nemen, met bijvoorbeeld je foto- of videoverslag. Maar we willen ook weten hoe jij het evenement hebt ervaren? En je gasten? Hebben we ons doel kunnen bereiken? Tot slot zorgen we nog voor de administratieve afwikkeling. Daarbij hebben we veel aandacht voor de juistheid en transparantie van je factuur.
Ook daarin zijn we hyperprofessioneel. En wie weet, misschien hebben we al inspiratie voor je volgende evenement …
They rang our bell!
Over onze partners
Wij hebben het nooit over onze leveranciers, maar liever over onze partners. Het zijn gelijkgestemde zielen die onze waarden onderschrijven en die net als wij het allerbeste voor je evenement willen. En daarvoor tot het uiterste gaan. Samen gaan we voor een win-win-win.
Deze maand zetten wij onze partner Villa Zwart Goud in de kijker.
Hartelijk welkom in Villa Zwart Goud. In deze villa woonde de voormalige directeur van de steenkoolmijn van Helchteren-Zolder. Dit prachtige gebouw in Art Deco stijl werd gebouwd in 1924 en bewoond door diverse adellijke en industriële families die aan het roer stonden van de “S.A. Charbonnage d’ Helchteren-Zolder”. De Art Deco villa met 80are tuin vormt vandaag het unieke kader van een besloten huiskamerrestaurant, state-of-the-art vergaderlocatie of decor voor een exclusief familiefeest. Vraag ons ook naar de teambuildingmogelijkheden, die zijn er in overvloed!
