Je event organiseren na corona?

Een nieuw tijdperk vraagt om nieuwe ideeën

Als creatieve eventpartner zitten we nooit lang om inspiratie verlegen. En dus blijven we je ook nu op een vernieuwende manier verrassen en inspireren met nieuwe concepten, die we jou samen met onze partners aanbieden. Veiligheid was altijd al een van onze stokpaardjes, maar krijgt nu een nieuwe betekenis bij ieder event dat we organiseren. En ook aan originaliteit moeten onze concepten niet inboeten. Van ontsmettingsdisplays voor events over After Dip cocktails@work en Skypero’s voor telewerkers tot bijvoorbeeld outdoor cinema-belevingen. Ja, er ís een leven voor je evenement na corona.

The After Dip Cocktails@work

Kom samen met al je collega’s en beleef jullie eigen cocktailparty, gewoon aan je bureau! Uiteraard worden ook je telewerkende collega’s betrokken. Social distancing? Neen, daar doen we niet aan mee, want het is net dat sociale aspect dat we o zo hard missen. Aan physical distancing daarentegen, wél! Na zo enkele weken in isolatie kijken we vooral weer heel hard uit naar momenten om samen te genieten, niet? We merken dat heel wat bedrijven dit jaar graag nog een welverdiende extra willen organiseren voor hun personeel of klanten. Fenomenen zoals de skypero zijn spontaan ontstaan en zullen, zelfs als het virus verdwijnt, wellicht niet meer verdwijnen. Exact op dat skypero-principe hebben wij wat verder doorgedacht. Nu de zomer op komst is kunnen we alleen maar dromen van een terrasje doen. En wij zorgen ervoor dat dat terrasje jullie kant uit komt. Dat doen we samen met Peter Grunewald, voor ons zonder twijfel de beste cocktailmaker van het land ?. Peter bezorgt de cocktails/mocktails zelfs tot aan je bureau! Het enige wat jij moet doen is genieten. Dat kan trouwens ook als telewerker, want dan kun je je cocktailpakket in je buurt oppikken op een afgesproken tijdstip. De mocktails zijn overigens ook ideaal voor een ontbijtmeeting. En wat dacht je ervan om de formule uit te breiden met bijvoorbeeld een live-streaming dj vanuit jullie vergaderzaal, Event Radio met echte live reporters, een yogasessie of een extra foodtruck op de parking? Ontdek al onze formules in deze brochure.

Drive-in movie of live beleving – een ander soort incentive voor je klanten of personeel

Oké, we mogen dan misschien niet meer met veel mensen samenkomen, maar wil dit zeggen dat we plots niets meer willen beleven? Neen, natuurlijk niet. In tijden van crisis worden vaak de mooiste nieuwe initiatieven geboren … hoewel je deze gouden klassieker niet meteen nieuw kunt noemen: de drive-in movie, maar dan op je bedrijfsparking of een ander terrein. Veilig, sfeervol én altijd een schot in de roos. Je kunt dit concept ook helemaal afstemmen op je branding: denk maar aan popcorn in doosjes met je bedrijfslogo, een prachtige introductiefilm van je bedrijf … Of, nu je dat grote scherm toch hebt, een live huiskamerconcert van een bekende artiest streamen. Daag ons uit met je vraag of idee, want bij KonseptS beschikken we over alle kennis om het in de praktijk om te zetten. Uiteraard altijd op maat!

Desinfectie-containerunits tegen het coronavirus

Dat er iets drastisch zal veranderen in het onthaalproces in winkels, kantoren en zeker ook op events, dat staat volgens ons vast. Zeker de komende maanden, en wie weet wel voor altijd, zal er veel aandacht gaan naar het veiligheidsgevoel van bezoekers. In Azië was het verhaal van koortsmeters in shoppingcenters al snel ingeburgerd. Hier in België bestaan er ondertussen, dankzij creatieve ondernemers, ook al andere snel inzetbare oplossingen. Om handen en materialen te desinfecteren bestaat er bijvoorbeeld een all-in oplossing met containers en onthaalbalies. Het is trouwens ook mooi om te zien hoe ondernemers in deze tijd meer dan ooit op zoek gaan naar manieren om samen te werken. Uit zo’n samenwerking ontstond ook de Fit4entry, een product van Solutions4Materials en Vandeputte. De installatie maakt het mogelijk om snel en handig de temperatuur van gasten of medewerkers te nemen en hun handen te desinfecteren. En er zitten nog veel andere oplossingen in de pijplijn. We houden je graag op de hoogte!

Signalisatie en bestickering in je bedrijf of op je event

Allerhande signalisaties dringen zich momenteel misschien op. Duidelijke borden met instructies om iedereen eraan te herinneren de richtlijnen in acht te nemen, bijvoorbeeld. Heb je ook nood aan heldere signalisatie en bestickering voor je bedrijf of je volgende geplande event? Met losse stickers, banners, roll-ups, balies, klikstaanders, klikframes, … kun je je medewerkers of gasten herinneren aan de veiligheidsmaatregelen en help je hen zorg te dragen voor elkaar. Wij brengen voor jou en je bedrijf graag de noden en mogelijkheden in kaart.

Voldoende inspiratie om je geplande event toch te laten plaatsvinden? Of kijk je al uit naar het organiseren van een nieuw event? Fijn! En uiteraard helpen we je graag om dat voor je te regelen. Maar ga, voor je aan de slag gaat, zeker na of je strategische doelstellingen nog steeds dezelfde zijn als voorheen. Want ieder geslaagd event begint bij die ene cruciale vraag: Wat wil ik bereiken? En bij KonseptS weten we als geen ander hoe we tot het juiste antwoord kunnen komen.

Strategisch eventadvies: meer dan ooit cruciaal

Als eventconsultants kijken wij al jaren met een andere bril naar evenementen. Events horen een verlengde te zijn van je strategische beleidsdoelstellingen. En dit zowel op het vlak van sales en klanten als het interne beleid ten aanzien van je medewerkers. Meer dan ooit wordt het als organisatie belangrijk dit onder ogen te zien en sterker in te zetten op het creëren van het juiste type event voor je doelstellingen én doelgroep. Onze consultants zijn per uur, per halve dag of per dag inzetbaar.

Klankbord-/oriëntatiemeetings van een halve dag zijn al mogelijk vanaf 350 euro. Uiteraard werken we ook graag een offerte op maat uit. Wil je je alvast laten inspireren door nieuwe initiatieven? Neem dan zeker contact met ons op!

Het lijkt nog gisteren dat we nieuwjaarswensen de wereld instuurden en we vrolijk en zonder enig verder besef uitkeken naar een top event jaar met mooie vooruitzichten op top projecten. We hadden onze wensen nooit officieel de wereld ingestuurd. Op 1 of andere manier vond ik onze nieuwjaarsgroet van toen op dit moment een gepaste verwijzing als inleidend bruggetje. U mag er absoluut het uwe van denken.

10 maart 2020 – onze crisisregering neemt een standpunt in omtrent COVID-19 en komt officieel naar buiten met een statement. En wat voor 1! Gebaseerd op paniek of gefundeerd: meningen zijn verdeeld. Alleszins 1 met grote gevolgen voor onze sector. We merken uiteraard ongerustheid bij onze klanten en enkelen ervan hebben ondertussen vraagtekens gezet bij hun projecten voor maart en april. Wat verder vooruit ligt? … ook wij hebben geen glazen bol. Wij beroepen ons op algemeen gezond boerenverstand. Dat heeft ons nog nooit in de lure gelegd toch?

Als het virus niet kan overleven bij hogere temperaturen, dan hopen we snel op een eerste hittegolf… Of nee, toch maar niet want als we terug kijken naar de massale nieuwsberichten hierover vorig jaar dan spreken we ook over hoge dodenaantallen. (cfr Nieuwsblad 28/06/2019 –  Rode Kruis vreest meer dan 70.000 doden door hitte deze zomer: Europa smelt en zal blijven smelten”)

Maar wat dan? Annuleren of uitstellen?

Die vraag kriigen we nu massaal. “We willen het wel laten doorgaan op een latere datum in het najaar of voorjaar 2021 maar… ”

Twijfel en onzekerheid uiteraard of het virus dan wel of niet weg zal zijn en of het gewone leven dan terug zijn gewone gang zal gaan.
Antwoord hierop: no one can tell.

Is het nu dan niet even belangrijker om goed stil te staan bij die overwegingen? Doordacht en niet te impulsief.

Want volgens ons ligt de hamvraag niet bij “annuleren” of  “uitstellen”, maar totaal ergens anders! Volgt u mee?

Is het nog zinvol om het event uit te stellen of gaat het zijn doel of thema dan voorbij?

Is het doel van het initeel event nog hetzelfde als het doel van het uitgestelde event?

• Kijken we in de diepte naar onze doelstelling of die hetzelfde is gebleven? Of zou het kunnen dat de impact die nu veroorzaakt werd door deze crisis uw bedrijf in een andere richting duwt waardoor er nood is aan andere type events dan de eventueel initieel geplande?
• Hoe flexibel en wendbaar moet je nu als bedrijf zijn, ongeacht de sector, om weerstand te bieden aan de economische crisis die hoogstwaarschijnlijk zal volgen en welke invloed heeft dit op het type events/ bijeenkomsten die u in de toekomst zal organiseren?
  • Een productiebedrijf met toeleveringsproblemen zal misschien eerder nood hebben aan een informatie vergadering i.p.v. een klantenfeest.
  • In plaats van een teambuilding om de samenhorigheid te vergroten is er misschien nu meer nood aan informeren en kennis vergaren? Dit bv. in een creatieve vorm van brainstorm sessies en/of workshops?
• Is onze doelgroep nog dezelfde en zo ja zit die op ons event te wachten?
• Wat zijn de beweegredenen van de bezoeker om al dan niet tijd, geld, moeite of risico te nemen om uw event te bezoeken?
• Waar liggen de strategische prioriteiten t.o.v. onze klanten of medewerkers?
• Hoe gaan we deze communiceren aan onze doelgroep? In welke vorm gaan we dit gieten?
  • door kleinere live bijeenkomsten
  • door webinars en online trainingen
  • streaming
  • …

Als eventconsultants kijken wij al jaren met een andere bril naar evenementen; zij horen een verlengde te zijn van uw strategische beleidsdoelstellingen. En dit zowel op vlak van sales en klanten als het interne beleid ten aanzien van uw medewerkers. Meer dan ooit wordt het als organisatie belangrijk dit onder ogen te zien en sterker in te zetten op het creëren van de juiste type event voor uw doelstellingen en doelgroep.

Wendbaarheid en flexibiliteit

De huidige situatie leert ons allen maar 1 ding… Wendbaarheid en flexibiliteit zijn key factoren om onvoorziene omstandigheden zoals deze te overleven. Dat betekent vooral in de diepte willen graven en verder kijken dan vandaag waar uw bedrijf naartoe gaat en welke acties nu nodig zijn.

Hoe dan?

Wat heeft u nodig momenteel? Ziet u even door het Coranabos de bomen niet meer? De eventconsultants van KonseptS komen graag met een “adviespakket” op maat.

• Een klankbord, een sparringspartner, een pragmatische probleemoplosser?
• Een creatieve lange termijn denker?
• Een strategische planner die doelgroep en doelstellingen met u doorpraat en zo richting geeft aan uw volgende plannen?
• Een onderhandelaar die uw huidige contracten en afspraken met leveranciers behartigt?
• Een budgetbeheerder die met kennis van zaken ramingen en inschattingen kan maken van de mogelijke uitstel/ afstel gevolgen in vergelijking met een alternatief concept
• Een kennispartner die heel snel antwoorden kan bieden op het vinden van alternatieve leveranciers wat betreft locaties, animaties, cateraars, enz..

Onze consultants zijn per uur, per halve dag of per dag inzetbaar. Klankbord / oriëntatiemeetings halve dag vanaf 350€.  Offertes op maat te bespreken.

Ondernemen met mildheid en eerlijkheid?

Feit is dat er nood is aan kalmte. Dat events worden uitgesteld is begrijpelijk… Welk bedrijf wil uiteindelijk wel de verantwoordelijkheid nemen om tegen advies van een regering in te gaan en eventueel zelf maatschappelijk, financieel en imagogewijs schade te ondervinden? Maar kan dit dan a.u.b. gebeuren met gezond verstand niet ongeacht de gevolgen voor alle toeleveranciers? Mogen we toch hier even oproepen naar een systeem van mildheid en eerlijkheid? Dan hebben we het specifiek over het zonder veel discussie aanvaarden van alle annulatievoorwaarden van heel vaak zeer kleine toeleveranciers?

Dat zij op zijn minst zonder slag of stoot hun verloren inkomen kunnen recupereren? Want heel eerlijk, een uitstel is ook een annulatie. Een annulatie van een opdracht waarvoor ze die dag een inkomen zouden gehad hebben dat nu wegvalt. Denk maar eens aan de poetsvrouw van de eventlocatie, de fotograaf die als zelfstandige zijn gezin onderhoudt, de acteur die als typetje voor de vrolijke noot zou zorgen, de moderator, de licht -en geluidstechniekers die plots wel ’s avonds thuis onverwachts thuis zitten. Zonder inkomen. En we vergeten er nog vele anderen.

Bedankt om hier ten volle bij stil te staan tijdens het beslissingsproces dat u momenteel met uw team ondergaat.

Event met toeters en bellen of klein maar fijn?!

Onze creativiteit en strategisch denken staan extra scherp in deze tijden en we helpen je graag met strategisch of ondersteunend advies.
Ben je zelf een evenement aan het uitdenken of ken je iemand die zich hiermee bezighoudt? Just ring our bell! 

Tips voor het organiseren van een beurs of het bouwen van een beursstand die je nooit beu wordt

Begin je al in te dommelen wanneer je het woord beurs alleen nog maar hoort? Toegegeven, in veel gevallen kunnen we je alleen maar gelijk geven. Het goede nieuws is: het kan ook anders. En dat hoeft niet eens zo moeilijk te zijn … Zeker niet met onze tips voor het organiseren van een beurs of het bouwen van een beursstand die je nooit beu wordt.

Concept met een grote C

Hét geheim en tegelijkertijd het DNA van een geslaagd beursevent: het juiste concept! Breng ruim van tevoren je doelgroep uitgebreid in kaart. En gebruik die analyse om een passend concept te bedenken. Wil je je klanten of leveranciers laten kennismaken met nieuwe producten? Werk dan bijvoorbeeld een stijlvol concept uit in de vorm van een Inspirational Day: verras je gasten met boeiende workshops met die nieuwe producten, maar integreer ze eventueel ook in de randanimatie. Kort samengevat: denk verder dan standjes, koffie en broodjes. De mogelijkheden zijn eindeloos, de impact die je kunt creëren dus ook!

Hokjesdenken

Ziet een beurs er in jouw hoofd uit als een aaneenschakeling van gangen en beurshokjes, met links, helemaal achteraan, de stand met de broodjes en de lauwe koffie? Laat dat (beurs)hokjesdenken maar achterwege. Ga bijvoorbeeld voor een organische opstelling, integreer diverse (en verrassende) cateringstands tussen de gewone stands enz. Codewoord: BELEVING! Voorzie ook voldoende backstageruimte voor je beursdeelnemers. Vaak hebben ze niet erg veel ruimte om hun jassen en benodigdheden kwijt te kunnen aan hun stand. Het wordt dus al snel een rommeltje als ze hun spullen niet elders kwijt kunnen.

Vind je draai met een draaiboek

Welke sprekers komen er aan het woord? Waar vindt welke workshop plaats? Tot hoe laat duurt de avondopening ook alweer? Tijdens een beursevent kunnen er véél vragen opduiken. Vermijd dat je als verantwoordelijke voortdurend wordt aangeklampt en voorzie een uitgebreid draaiboek. Dat zorgt er niet alleen voor dat je je voorbereiding in een handig overzicht giet, maar ook dat je medewerkers snel kunnen schakelen op basis van de informatie in het draaiboek.

Huh?

Neem je als bedrijf zelf deel aan een beurs en is het tijd voor een nieuwe beursstand? Altijd fijn, dat voelt toch een beetje aan als een nieuw paar schoenen kiezen. En we zijn helemaal voor creativiteit en vernieuwende ideeën. Alleen: laat die dan wel aansluiten op je branding. Die vertrouwdheid is namelijk precies wat je bezoekers nodig hebben om richting je stand te komen.

In het kader van de nuttige tips nog deze: stel een boothmanager aan die een oogje in het zeil houdt bij je stand. Rondslingerende koffietassen, lege glazen, brochures die opeens overal lijken te liggen: met een boothmanager blijft alles tiptop.

Ken ik dat meubilair ergens van?

Een nieuwe beursstand hoeft niet per se te betekenen dat de oude goed is voor de schroothoop. Als de stand en het meubilair gekozen werden in functie van je branding, dan kun je er ongetwijfeld nog een leuk plekje voor vinden in je bedrijfsomgeving. Duurzaam én origineel!

Last but not least: zie je het zelf niet zo goed zitten om die nieuwe stand te ontwerpen of ben je op zoek naar iemand die je vakbeurs in goede banen kan leiden? Met KonseptS zit je gebeiteld! Neem vandaag nog contact met ons op en wij inspireren je graag met onze beursideeën.

Vermijd dat je fotoreportage uitmondt in een fiasco

Zie jij de fout in de volgende zin? “En regel jij de fotograaf voor ons event dan nog even?”. Neen, het gaat niet om een spelfout of grammaticale blunder, we struikelen over het woordje ‘even’. Want hoewel een goede fotograaf haast ongemerkt aanwezig is op een event, gaat hij steeds piekfijn voorbereid en doordacht aan de slag. Maar … dan moet jij hem of haar wél voldoende briefen. Want vaak wordt de fotograaf wel gereserveerd, maar is hij niet op de hoogte van wat jij allemaal in petto hebt voor je gasten. Met als resultaat: foto’s, maar ook niet meer dan dat. Zonde van de investering, want je kunt zoveel meer met goede, weldoordachte foto’s! Wij bundelden onze ervaring in een ultieme checklist. Wedden dat er met deze tips en tricks geen wow-, ooooooh- of mmmm-momentje meer buiten schot van je fotograaf blijft?

Een personeelsevent is geen huwelijk

Begin bij het begin en kies de juiste fotograaf! We geloven je op je woord als je zegt dat fotograaf X de Dag van je Leven prachtig in beeld heeft weten te brengen, maar een huwelijk is geen event. En een huwelijksfotograaf is dus ook geen eventfotograaf. Kies dus zeker de juiste fotograaf voor jouw event. Stem bij het reserveren duidelijk de duur van de opdracht, eventuele onduidelijkheden over de rechten van de foto’s, de hoeveelheid foto’s en de deadline af. Goede afspraken, maken goede vrienden én ijzersterke foto’s!

Zoveel meer dan foto’s

Bedenk voor je contact opneemt met de fotograaf wat je precies nodig hebt en wilt doen met het beeldmateriaal achteraf. Sfeerbeelden om te delen op social media of met je gasten? Uiteraard, maar er zijn zoveel meer mogelijkheden. Waarom je fotograaf al niet tijdens de voorbereidingen laten komen, zodat je je gasten alvast wat kunt prikkelen? Of waarom ook niet al die volgende nieuwsbrieven, je bedrijfsmagazine of bepaalde campagnes in het achterhoofd houden?

Maak – nu iedereen er piekfijn uitziet – bijvoorbeeld ook van de gelegenheid gebruik om foto’s te nemen van directie en medewerkers. Of zorg ervoor dat er alvast een eerste foto klaarligt wanneer je gasten huiswaarts keren, zodat ze al een mooie herinnering hebben aan je event. Je kunt alle kanten uit met foto’s, maar bepaal dan wel op tijd wat je noden zijn. En deel die uitvoerig met de fotograaf. Ben je geen fan van zwart-witfoto’s? Vergeet dat dan zeker niet te melden.

Spontaan is leuk, maar niet alles

Die verraste blikken bij de lancering van een product, de blije gezichten bij het zien van die leuke animatie. Het zijn spontane, onvergetelijke momenten die je fotograaf zeker zal vastleggen. Maar het is de combinatie van zulke foto’s en ‘geplande’ foto’s die een reportage compleet maakt. Informeer je fotograaf dus over wie er wanneer gefotografeerd moet worden en neem in je draaiboek ook zo’n gepland fotomoment op. Bijvoorbeeld om portret- of teamfoto’s te nemen die je later ook op je nieuwe website kunt gebruiken. Dit hoeft zeker niet lang te duren. Over dat draaiboek gesproken: deel het volledige draaiboek van je evenement met de fotograaf zodat hij zich alvast kan voorbereiden. Bespreek samen de niet-te-missen fotomomenten, en wellicht spot hij er zelf ook nog wel enkele bij het doornemen ervan.

Oooops, I did it again

Sorry not sorry als je nu voor de rest van de dag met dit nummer in je hoofd zit, maar we doen het voor de goede zaak! Een event is nooit 100% perfect (al scheelt het bij KonseptS nooit veel ;)). Natuurlijk heeft je eventpartner niets aan het toeval overgelaten bij de voorbereiding van je event. Maar … misschien vallen je tijdens het verloop van de avond toch wat dingen op die je in de toekomst graag zou verbeteren: de opstelling van het buffet, de indeling van de zaal, de verlichting op het podium, het lettertype van je menukaart … Leer ervan én laat ook die mindere dingen vastleggen voor de fotograaf. De foto’s hoeven daarom niet in de reportage die je nadien met je gasten deelt, maar zijn wel van onschatbare waarde voor je eigen archief. Over een jaar zal je ons (en je fotograaf) dankbaar zijn!

De fotograaf is ook een gast

Is er een dresscode op je event? Vergeet de fotograaf er niet van op de hoogte te brengen. Fotografen vallen niet graag op bij het uitoefenen van hun job. In een bermuda verschijnen op jouw White Tie-feestje, is dus zeker een no go. Je gasten zouden maar raar opkijken. In hetzelfde lijstje van ‘vaak vergeten dingen’: de fotograaf is een mens van vlees en bloed. En die krijgen regelmatig honger en dorst. Voorzie dus zeker eten en drinken voor je fotograaf (en je andere partners).

Bij KonseptS hebben we een jarenlange ervaring opgebouwd met het selecteren en briefen van fotografen. We kunnen je dus vast en zeker ook helpen met jouw vragen. We zouden zeggen: neem alvast een selfie om je mooiste glimlach te oefenen en neem contact met ons op.

Benieuwd welke tips op onze menukaart staan? Wij serveren ze graag!

Er was eens een tijd dat het eten op een event gewoon eetbaar moest zijn en, met wat geluk, zelfs lekker. Gelukkig zijn we die kleurloze fase inmiddels voorbij – dineren draait nu niet alleen om smaak, dat vinden we ondertussen een evidentie, maar vooral om beleving! Daarom zijn de creatievere cateraars steeds vaker bezig met het ontwikkelen van speciale dinerconcepten. Met wat animatie en unieke ideeën bezorg ook jij je gasten een onvergetelijke ervaring. Benieuwd welke tips op onze menukaart staan? Wij serveren ze graag!

Het Levende Bord

Een moderne manier om je gasten entertainment te bieden tijdens het eten, is met Het Levende Bord. No worries, daarmee bedoelen we niet dat het servies je begroet en je bestelling opneemt (alhoewel dat misschien ook handig kan zijn), maar een dinertafel die met animatie en projectie ‘tot leven wordt gebracht’. Verwondering en beleving gegarandeerd! En dat dankzij de bewegende elementen die op tafel geprojecteerd worden en de passende  geluidseffecten. Je gasten zullen tot en met de laatste kruimel geboeid blijven. Uiteraard zijn ook de gerechten om duimen en vingers bij af te likken.

Jouw bedrijfsverhaal vertellen

Een bedrijfsevent mag dan uitmonden in een flink feestje, dat feestje is pas echt geslaagd als je ook je zakelijke doelstellingen niet uit het oog verliest. Moet dat een lange, saaie speech zijn die gasten tijdelijk uit hun sfeerbeleving trekt? Absoluut niet, want met een creatieve twist breng jij je bedrijfsverhaal naar de tafel. Dit kun je doen via filmpjes en animaties op tafels en muren, maar ook door de catering volledig af te stemmen op je concept. Onze creatieve kronkels vinden het heerlijk om daarmee aan de slag te gaan. Zo organiseren we binnenkort in samenwerking met WITTI Group een bedrijfsevenement voor een aardappelverwerkingsbedrijf, waarbij de hapjes geserveerd worden op een transportband – gebaseerd op de echte transportband die ingezet wordt in het verwerkingsproces van de aardappels. En voor een bedrijf met de naam Qlick presenteerden we kaaskroketjes in muizenvallen. Hecht je als bedrijf veel waarde aan duurzaamheid? Waarom dan geen hapjes serveren die de gasten van hun eigen hand kunnen eten of likken? Succes gegarandeerd en het milieu vaart er wel bij.

Wat als …

Het is niet alleen een komisch tv-programma, ook bij je catering kan de vraag ‘Wat als …’ leiden tot hilarische maar ijzersterke concepten. Wat als homeopathie een bewezen werking had? Dan serveren we onze frisdranken en water toch gewoon als ‘wijn’ en ‘bier’? Wat als ‘de mug’ niet alleen mensen zou redden, maar ook een gerecht zou zijn? Dat kan leiden tot een breed scala aan snacks van insecten. Wat als drugs snuiven legaal was? De gasten mogen het uittesten met het inhaleren van chocolade. En wat als wijn een medicijn zou zijn? Dan zouden je gasten van hun drankjes kunnen nippen via een infuus. Je begrijpt het: hoe gekker, hoe liever, maar verlies nooit de kwaliteit van je catering uit het oog.

Foodgadgets

De technologie staat niet stil, en gelukkig maar! Want met de ontwikkeling van uiteenlopende gadgets in de horecawereld is eten haast tot entertainmentkunst verheven. Wat dacht je bijvoorbeeld van een machine die jouw gezicht perfect uitgelijnd in het schuim van een kopje koffie print? Jawel, de Selfieccino kan het! En bij de kinderen tovert de pannenkoekenprinter een lekker stukje fantasie op hun bord.

Denk verder dan de tafel lang is

Nu we het toch over alternatieve maar vermakelijke cateringconcepten hebben: we willen je aanmoedigen om niet alleen out of the box te denken, maar die box ook gewoon eens bij het oud papier te zetten. Als je namelijk verder kijkt dan de tafel lang is, kom je ongetwijfeld tot unieke ideeën die helemaal bij jou, je bedrijf en je gasten passen. Laat je gasten fysiek in beweging komen met allerlei randactiviteiten, zoals bijvoorbeeld een sappentrapper (fiets jezelf richting gezond sapje) of een grasbar (groener kan een drankje niet worden). Of schaf de tafel en stoel volledig af, kies voor een groene optie en neem je gasten mee naar buiten, bijvoorbeeld voor een walking dinner door een boomgaard waar je letterlijk zelf je eten oogst. Daar plukt iedereen de vruchten van!

Zin gekregen in meer?

Om ieder feestje en event uniek te maken, leren we je graag beter kennen. Zo kunnen we samen een speciaal concept bedenken met een absolute wow-factor die niet alleen een feest is voor de smaakpapillen maar ook voor de beleving op je event.

You know the drill:

Zin om het ultiemste kerstfeest te organiseren? KonseptS denkt met je mee!

Dreaming of a white Christmas? Bij KonseptS dromen we van nog veel meer, want Kerstmis, en bij uitbreiding ook Nieuwjaar, is niet toevallig een van onze favoriete feestjes! Daarom stellen we je graag de kerstavond van onze dromen voor. Of je nu een klein gezelschap of juist een grote groep wilt verwelkomen, met onze tips wordt jouw kerst er gegarandeerd eentje om niet snel te vergeten. Lees mee en kom alvast in de stemming!

All I want for Christmas is food

You heard that right! Want laten we eerlijk zijn: onze liefde voor lekker eten hoeven we tijdens de kerstdagen niet onder stoelen of banken te steken. Bij KonseptS kennen we het belang van een heerlijke maaltijd maar al te goed – het stemt je gasten niet alleen tevreden, maar biedt ook kansen voor net dat beetje extra entertainment. En hoewel er geen alledaagse Vlaamse kost op tafel hoeft te komen, mag een kerstmaaltijd toch zeker traditioneel zijn. Ben je van plan een groot gezelschap uit te nodigen? Serveer het diner dan op een lange houten tafel met allerlei special touches, zoals gepersonaliseerde kerstballen als ‘naamkaartjes’, het bestek in een kerstsok, nepsneeuw, etc. Kook je zelf? Zorg dan zeker dat je menu niet te complex wordt en oefen van tevoren alvast hoe je alles het beste klaarmaakt. Of kies voor ‘zen’ en schakel een professionele cateraar in.

Have yourselves a pretty thrilling Christmas

Rol de rode loper maar uit! Een groot gedeelte van je kerstfeest draait namelijk rond decoratie, verlichting en beleving, want juist die details zorgen voor de ultieme setting. Boek daarom een magische locatie, regel een warm welkom, maak ruimte voor een gezellige activiteit zoals curling of ijskarten en huur een sneeuwkanon in voor het perfecte winterwonderland! Over wonderland gesproken: als je op zoek bent naar een origineel kerstevent, waarom dan geen eigen kerstmarkt bouwen? Boek foodtrucks met traditionele kerstsnacks, zet buiten een flink aantal vuurkorven neer, huur een kerstman in en regel feestelijk geklede bediening om glühwein en winterse cocktails rond te brengen. Vergeet ook de kerstelfjes en Rudolf het Rendier niet! Wil je je gasten graag entertainen met iets tastbaars? Dan is een gezellige kerstworkshop misschien je ding. Wat dacht je van een workshop rond het maken van kerstkransen, feestelijke cadeauverpakking of seizoenspralines?

Je gasten verrassen met een seizoensdrankje?
Schenk eens een winters kunstwerkje voor ze in, zoals een alcoholvrije Glühwein op basis van kaneel, jeneverbes, honing en appel-kersensap. Drankjes mét een vleugje alcohol die meteen aan de winter doen denken, bevatten vaak smaken van gember, kaneel, citrus en kruidnagel. Meng dit met een kruidige drank zoals Amaro Montenegro of wat ginger ale, en je hebt een echte winter winner te pakken. Zin in iets zoets? Pimp je chocolademelk met een speciale afwerking, zoals mashmallows, Oreo’s, Mikado-stokjes, chocoladebolletjes en – natuurlijk – slagroom.

Rocking an awesome Christmas tree

Over decoratie gesproken … een indrukwekkende kerstboom mag natuurlijk niet ontbreken! Hoewel De Boom niet voor iedereen het meest belangrijke onderdeel van kerst is, is een mooi gedecoreerde boom voor ons toch sfeermaker nummer 1. Niet alleen woonruimtes, maar ook kantoren, inkomhallen, openbare gebouwen en tuinen zien er meteen helemaal anders uit. Het geheim van een goede kerstboom? Dat is ongetwijfeld proportie. Heb je een grote ruimte tot je beschikking, regel dan zeker een kerstboom die die ruimte mooi invult en vanuit elke hoek zichtbaar is. In kleinere ruimtes doen kleinere kerststukjes, lichtjes of tafelboompjes het dan weer prima.

It’s the most wonderful tune of the year

Een kerstfeest is een kwestie van sfeer, sfeer, sfeer. Naast het eten en de decoratie is muziek natuurlijk een belangrijke sfeermaker die zeker niet mag ontbreken. Maak zelf een mooie playlist op Spotify of haal je klassieke kerstcd’s uit de kast. Veel mensen kijken lang uit naar de gezelligheid van deze periode en kerstliedjes zorgen voor een instant kerstgevoel. Gooi je het liever over een andere boeg? Dan zijn een dj, een live band, een playlist met alleen instrumentale kerstmuziek, of een vermakelijke karaokeset misschien een optie?

Let it go, let it go, let it go

Het overkomt veel mensen die met goede moed aan de organisatie van een feest of event beginnen: door al het geregel vergeet je te genieten van wat er om je heen gebeurt en ben je alleen nog maar bezig met rondrennen om het anderen naar hun zin te maken. Zonde, vinden wij! Onze tip is dan ook: verlies jezelf niet in de stress en laat de feestdagen af en toe op hun beloop. Relax. Niemand is perfect, dus wees mild voor jezelf (het is tenslotte Kerst! J). Fijne feestdagen!

Kies je liever voor de ultieme zorgeloosheid? Ben je op zoek naar een spraakmakend kerstevent en zit je verlegen om originele ideeën?
Ring the KonseptS jingle bells

Tips voor een origineel bedrijfsevent in de herfst

We wuiven de zomer vaarwel en zetten koers richting… de herfst! Zie je op tegen de kouder en korter wordende dagen? Daar weten wij wel raad mee. Want de herfst biedt niet alleen kleur en sfeer, maar bovendien ook een paar mooie gelegenheden om feest te kunnen vieren. Zo maakt Sinterklaas zich alvast op voor zijn overtocht naar onze streek of kun je griezelen met je collega’s tijdens een heuse Halloweenparty. Maar je kunt even goed je eigen draai geven aan je feest: door een mooi uitgewerkt themafeest te organiseren, bijvoorbeeld. Lees hieronder onze tips voor onder andere een spetterend – of, met een haardvuurtje erbij, knetterend – Halloweenfeest of Sinterklaasfeest!

Back-to-work

Je merkt het aan de toenemende drukte op kantoor: de vakantieperiode is over & out. Het ideale moment voor een back-to-work-teambuildingactiviteit. Want al die mooie, spectaculaire, of grappige vakantieverhalen vormen de ideale basis om de onderlinge banden nog eens aan te halen. En daar is heus niet altijd een grote investering voor nodig. Organiseer in de nazomer of vroege herfst een leuke activiteit of een feestje om de collega’s weer samen te brengen. Maak er iets speciaals van! Denk bijvoorbeeld aan een speeddate-lunch: iedereen wisselt binnen enkele minuten zijn of haar verhalen uit met een collega en eet tegelijkertijd een lekker hapje. Of organiseer een uitgebreidere lunch waarbij vakantiefoto’s getoond worden, en combineer dit met een mooie herfstwandeling. Genoeg ideeën om een stevige teambasis te leggen voor het drukke najaar!

Halloween

Dit uit Amerika overgewaaide feest wordt steeds populairder in de Benelux. Kinderen vinden het maar wát interessant (want: je in alle vrijheid mogen verkleden als een griezel + snoep eten tot je er net niet ziek van wordt = dolle pret). Heb je eerder zin in een volwassen variant van dit feest voor je bedrijfsevent in de herfst? Halloween is een prima gelegenheid om in stijl te kunnen vieren, en dat idee staat en valt vooral met de juiste details. Begin je thema al met een griezelige uitnodiging en verwelkom je gasten met een classy Bloody Mary. Bestel een donkere chocoladetaart waar bij het snijden ‘bloed’ (aardbeienconfituur) uit sijpelt, of serveer je drankjes of gerechten op de golvende mist van droogijs. Op zoek naar origineel entertainment voor je Halloweenfeest? Schakel een illusionist in. Met dat beetje extra mysterie kun je je collega’s een magische beleving én heel wat mooie herinneringen aan je bedrijfsevent bezorgen.

Themafeest met herfstgevoel

Past dat stijlvolle gegriezel toch niet helemaal bij de huisstijl van je bedrijf of het doel van je event? Ga dan voor een themafeest dat je helemaal kunt afstemmen op je noden, én de tijd van het jaar. Zo zou je kunnen kiezen voor een receptie met een herfstkleurenthema, waarbij je zorgt dat alle decoratie en versnaperingen in mooi rood, oranje, geel, bruin en groen worden tentoongesteld. Dit mag uiteraard terugkomen in een eventuele dresscode. Verder zou je ook een unieke dessertproeverij kunnen creëren met een Sugar&Spice-thema, waar je met typische herfstvruchten en -kruiden zoals appel, peer en kaneel eenvoudig een zoete draai aan geeft. Alleen al voor de geur het overwegen waard! Of geef je collega’s als teambuilding een avondje onder de sterren cadeau – met gekaramelliseerde appels direct van het vuur, een heerlijk glas warme cider of chocolademelk. Ook voor een themafeest in Great Gatsby-stijl is het een prima seizoen: whisky bij het haardvuur, elegante outfits met lange handschoenen voor de dames en een sfeervolle locatie.

Sinterklaas op het werk

Sinterklaas blijft een leuk, en niet te missen feest voor jong en oud. Het kan klassiek, maar tegenwoordig worden er ook steeds meer variaties op het traditionele Sinterklaasthema georganiseerd. Onze tips voor het bezoek van Sint en piet? Gooi het eens over een andere boeg wanneer je een Sinterklaasfeest voor je bedrijf organiseert. Met animaties en activiteiten die met Sinterklaas te maken hebben, maar tegelijkertijd op-en-top vermaak bieden tijdens je familiedag. Denk bijvoorbeeld aan een korte muziekcursus waarbij kinderen een Sinterklaasliedje leren spelen op toffe instrumenten, een dj-workshop kunnen volgen of los kunnen gaan op een silent disco. Of laat ze in een circusworkshop kennismaken met de waaghalzige kunstjes van Zwarte Piet! Daarbij kunnen ze les krijgen in het jongleren met pakjes, op ‘dakranden’ (touw) lopen, op stelten moeten balanceren, etc. Sluit de middag of avond af met een onvergetelijke slotshow, waarin de kinderen hun ouders laten zien wat ze geleerd hebben! En over de ouders gesproken: vergeet ook hen niet in de watten te leggen, want niemand wacht graag urenlang in een kaal hoekje tot het kinderprogramma eindelijk afloopt. Zorg voor grote tafels met decoratie en lekkers waar ouders gezellig kunnen samenzitten, en geef ook hen iets te doen, te bekijken of te bewonderen.

Een succesvol Sinterklaasfeest? Lees onze tips & tricks.

• Regel een échte Sinterklaas. Denk bijvoorbeeld aan zijn accent, kleding, leeftijd, en of deze Sint wel echt een kindervriend is.
• Vermijd lange wachtrijen bij bijvoorbeeld de ontmoeting met de Sint en regel voldoende animatie.
• Bedenk van tevoren hoe Piet er in jouw omgeving het beste uitziet. Zwarte Piet, Witte Piet, Roetpiet, Regenboogpiet? Overweeg de gevoeligheden.
• Vergeet de ouders niet!

Wil je Sinterklaas graag op passende wijze ontvangen in je bedrijf? Of zie je wel wat in een stijlvol griezelfeest?
Wij gaan graag met je na welk event bij je bedrijf past. Just ring our bell!

5 tips waar zelfs de meest donderse weergoden niet tegenop kunnen

De dagen worden alweer wat korter, de schoolgeriefreclames poppen overal op, en – boehoehoe – we zien onze vakantie ten einde lopen. Maar, niet getreurd! Ook de nazomer biedt nog voldoende redenen voor een feestje. Om te vieren wat geweest is, maar ook om uit te kijken naar wat komen gaat.

Toch is een evenement organiseren in deze periode nog meer dan anders een flinke uitdaging. Want wat doe je met het weer? Wordt het nog een zinderende 28 graden, of moet je rekening houden met een frisse regenbui? Hoe kun je jouw gasten daar zo goed mogelijk op voorbereiden? En wat zijn eigenlijk geschikte activiteiten voor deze tijd van het jaar? Wij geven je graag een aantal tips voor de organisatie van je event waar zelfs de meest donderse weergoden niet tegenop kunnen!

Tip 1: Houd het weerbericht in de gaten, bedenk een plan B, en doe een schietgebedje

De maanden september en oktober zijn berucht om hun wisselvallige weer. De ene dag kan het nog flink nazomeren met temperaturen boven de 25 graden, de andere dag slaat het weer om naar een herfstachtige noorderwind die smeekt om de verwarming aan te zetten. Reden te meer om je evenement van tevoren zeer gedetailleerd uit te stippelen met het oog op het weer. Plan je locatie en activiteiten liefst op zo’n manier dat je altijd kunt uitwijken naar een alternatief.

Tip 2: De ultieme verfrissing bij warm weer

Blijkt het erg warm te worden? Dan zit je liever niet binnen met een dampende kop koffie. Zorg ervoor dat je gasten de ruimte hebben om naar buiten te gaan en van de zon te genieten, en maak dat zo prettig mogelijk! Denk bijvoorbeeld aan het neerzetten van mandjes met zonnecrèmes, het uitdelen van handwaaiers of verstuivers, of het serveren van hippe, verkoelende drankjes. Of wat dacht je van een limonadebar met verschillende drankdispensers waar de gasten zelf heerlijk verfrissende sapjes uit kunnen tappen? En voor de kinderen is een heus waterpistolengevecht natuurlijk altijd genieten. Voor de grote ‘kinderen’ trouwens ook. Hoe je het ook aanpakt, zorg voor voldoende schaduw, voldoende water, en bovenal: voldoende fun!

Verfrissende tip: Was je van plan om binnen een wijndegustatie te houden, maar zien de weersvoorspellingen er zonniger uit dan verwacht? Zet je feestje om in een cocktailparty. De friszoete smaken van deze drankjes voeren je gasten gegarandeerd weer helemaal terug naar de zomer!

Tip 3: Gezelligheid en comfort bij koud weer

Niets ergers dan verkleumde gasten op een feest dat letterlijk en figuurlijk in het water aan het vallen is. Want ook de sfeer duikt dan meteen onder nul. Vindt je evenement in het najaar vooral buiten plaats? Zorg dan voor vloertrekkers en poetsmateriaal om natte tuinmeubels droog te maken voordat je gasten arriveren. Regel een partytent, gepersonaliseerde poncho’s of paraplu’s om het hen zo aangenaam mogelijk te maken. En, niet getreurd: koud weer kan ook erg gezellig zijn als je het goed aanpakt! Installeer een paar terrasverwarmers, steek een grote vuurkorf aan en deel plaids en dekentjes uit om buiten toch lekker warm te zitten. Serveer daarbij een heerlijk soepje, warme, origineel gekruide chocolademelk of speciale koffies. Hart- en sfeerverwarmend!

Tip 4: Communiceer over de juiste kleding

Ben je van plan een event te organiseren in de buitenlucht en blijken er weinig opties om naar binnen te gaan? Vergeet dan zeker niet om je gasten tijdig op de hoogte te brengen van de weersomstandigheden en hoe ze zich daar vestimentair (en mentaal ;)) het best op kunnen voorbereiden. Zo zou dit bijvoorbeeld de ideale periode kunnen zijn voor een mooie boswandeling, maar je wilt natuurlijk niet dat je gasten op hoge hakken van de herfstpracht moeten genieten. Ook hier geldt: Een gewaarschuwde heer of dame is er twee waard. Communiceer daarom duidelijk waar je gasten zich het meest comfortabel in zullen voelen, óf bied hen zelf het juiste materiaal aan om gemakkelijk (en droog) aan de activiteit mee te doen. Maar laat dat dan ook weten, bijvoorbeeld in een praktische mail die je de dag voor het event aan alle gasten bezorgt. Dat zorgt voor een pak minder stress!

Tip 5: Buig mee met de wind

Het valt misschien niet mee om flexibel te zijn als je ver van tevoren het Event van het Jaar probeert te plannen, maar flexibiliteit is hier toch echt the name of the game. Je kunt, ongeacht het weer, van iedere situatie een waar droomevent maken, zolang je gebruik maakt van dat wat je krijgt. Zo is een teambuilding met waterspelen gemakkelijk omgetoverd tot een wandeling met zoekopdrachten in de natuur. En wilde je een wijndegustatie bij de haard, maar wordt het erg warm en zonnig? Organiseer dan een vrolijke cocktailparty in de tuin. Misschien hoef je het niet zo extreem om te gooien, maar je begrijpt waar we naartoe willen: blijf alert en kritisch voor je programma. Houd rekening met die nood aan flexibiliteit wanneer je je locatie, catering en andere partners kiest.

Word jij enthousiast van een nazomers event, maar zie je het zelf niet zo zitten om de weergoden te tarten?
KonseptS neemt de organisatie van je evenement zonder probleem van je over. Neem vandaag nog contact met ons op, zodat we samen je wensen kunnen bespreken, in onze mooiste regenjas of zomerjurk!

KonseptS brengt de veiligheidsrisico’s van evenementen in kaart en helpt je op weg!

Je hebt een prachtige locatie voor je evenement gevonden, de doelstellingen en het doelpubliek heb je nauwkeurig bepaald. Jij en je team hebben een creatief concept uitgedacht, en ideeën om dat concept uit te werken zijn er te over. Maar wellicht hebben ze maar weinig te maken met veiligheid. Nochtans is dat net cruciaal. Denk bijvoorbeeld maar aan de volgende vragen… De cateraar wil gas gebruiken op het evenement, maar mag dat wel en hoe kan het veilig? Mogen er terrasverwarmers gebruikt worden in de feesttent? Moet er eigenlijk EHBO voorzien worden? Kunnen we eender welke doeken gebruiken om de ruimte aan te kleden? Hoe zit het met de noodverlichting? Hoeveel nooduitgangen moeten er zijn? Zouden de hulpdiensten onze locatie vlot kunnen bereiken, moest er iets misgaan? Vragen rond veiligheid zijn niet altijd eenvoudig te beantwoorden, maar … ze zijn wel essentieel om van je evenement een geslaagd topevenement te maken.

Kan je wel wat hulp gebruiken bij het in kaart brengen van de veiligheidsrisico’s van jouw evenement? Ontdek hier onze mini-checklist en doe er je voordeel mee.

Veiligheid is topprioriteit

Evenementen organiseren is superleuk – je zult ons nooit iets anders horen beweren – maar kinderspel is het beslist niet. Er komt – groot of klein – ontzettend veel bij kijken, van stabiliteitsstudies over brandveiligheid en verzekeringen, tot het aanvragen of checken van de nodige keuringen en vergunningen. Vergeet niet: vaak ben je bezig met veel mensen, op een locatie van iemand anders en met materialen van anderen. Voorzichtigheid is dus geboden en veiligheid is het best te allen tijde jouw topprioriteit. Het is in elk geval de onze (en eentje die we trouwens perfect combineren met die andere topprioriteit: het voorzien van de nodige toeters en bellen).

Bespaar niet op veiligheid

‘Moet ik dit budget echt uittrekken voor de veiligheid?’ horen wij weleens wanneer we een offerte gaan voorstellen. Absoluut! Veiligheid en risicoanalyse zijn het stokpaardje van KonseptS. En laten we dus niet aan het toeval over. Dat merken onze klanten aan onze offertes – die erg gedetailleerd ingaan op diverse veiligheidsaspecten – onze plannen en voorstellen én aan onze evenementen zelf, van de voorbereiding tot en met de afbouw. Het lijkt verleidelijk om uit te gaan van een vlekkeloos evenement, maar hoe erg we ook van droomscenario’s houden, dat doe je beter niet. Beknibbelen op de veiligheid kan je duur komen te staan … Gaat er toch iets fout, dan ligt de aansprakelijkheid namelijk vaak bij de organisator. Gebeurt er bijvoorbeeld een ongeluk bij de cateraar? Als jij hem als organisator niet gewezen hebt op de risico’s, kan heel de gebeurtenis op jou verhaald worden. Dat weegt niet enkel financieel (en emotioneel) door, het straalt ook af op het imago van je bedrijf. De veiligheid verhogen en waarborgen staat dus altijd voorop.

Risico’s inschatten

Vooraf risico’s inschatten en erop inspelen, daarover gaat de risicoanalyse. Wie weet valt alles mee en zijn de risico’s beperkt. Maar om dat te weten te komen, moet je die risico’s natuurlijk wél eerst analyseren! Een grondige en professionele veiligheidsanalyse is ontzettend belangrijk bij de organisatie van een evenement.

Wie maakt zo’n risicoanalyse? En hoe weet je of alles grondig bestudeerd is? Daarvoor neem je het best een partner onder de arm. Grotere bedrijven hebben vaak een preventieadviseur. Hem of haar betrekken bij de risicoanalyse is heel waardevol, zelfs al heeft zij of hij weinig ervaring met events. Maar KonseptS kan je uiteraard ook op weg helpen. Om een uitgebreide veiligheidsanalyse te maken op maat van je evenement, worden wij bovendien bijgestaan door een ervaren veiligheidspartner. Net zoals we dat voor bijvoorbeeld de catering of opbouw van evenementen doen, werken we ook voor veiligheid altijd samen met een echte expert. De grondige risicoanalyse wordt uitgewerkt op basis van je evenement en het draaiboek ervan. Misschien niet meteen nachtkastliteratuur, maar geloof ons vrij: je zal op beide oren slapen én dus volop met je gasten kunnen genieten van je event!

Veiligheidsadvies?

Heb je nood aan veiligheidsadvies op maat van jouw evenement? Kun je hulp gebruiken bij het opstellen van het veiligheidsdraaiboek? KonseptS brengt graag samen met jou de veiligheidsrisico’s van jouw event in kaart. Geef ons hieronder vrijblijvend een belletje voor advies en een offerte!

Zo prikkelt je evenement álle zintuigen

Een geslaagd evenement spreekt alle zintuigen aan. Je wilt niet enkel dat de ogen van de deelnemers vol verwondering ronddwalen en dat hun oren gespitst worden. Ook wat bezoekers kunnen ruiken, proeven en voelen moet doordacht zijn. Door rekening te houden met álle zintuigen, creëer je een complete beleving. En het is die beleving die zorgt voor een onvergetelijk evenement, of het nu een jaarvergadering, een personeelsfeest of een nieuwjaarsevent is.

Om een passende beleving te creëren ga je in de eerste plaats uit van de doelstellingen en het doelpubliek van je evenement. Dit vormt jouw unieke basis om je evenement verder vorm te geven. Welke elementen zijn er nodig om alle zintuigen te prikkelen? En hoe kun je die het best op elkaar afstemmen? Wij verzamelden alvast enkele inspirerende tips die je kunt gebruiken om je doelpubliek volledig onder te dompelen in de juiste beleving.

1. Zien: durf indruk te maken

We geven onze ogen graag de kost. Om van een evenement een echte belevenis te maken voor de deelnemers, creëer je het best een visuele stijl die je doortrekt tot in de details. Toon je je gast, bijvoorbeeld Sofie, bij het binnenkomen een kerstbollogo met haar naam op? Misschien is het dan leuk als ze aan haar plek aan tafel ook een gepersonaliseerde kerstbal met opdruk ‘All I want for Christmas is Sofie!’ terugvindt?

Wees ook nooit bang om indruk te maken. Zoek naar de perfecte locatie voor jouw event en bedenk dat alles kan, van een intieme feestlocatie zoals Villa Zwart Goud tot de imposante basiliek van Koekelberg! Het belangrijkste is dat het decor past bij je evenement. Met allerlei elementen schep je de juiste sfeer. Denk bijvoorbeeld aan de verlichting; warm kaarslicht zorgt voor een mooie gloed die je meteen in hogere sferen brengt.

Visueel kun je ook spanning creëren. Kies eens voor een andere tafelopstelling, of bedenk een spectaculaire manier om het feestelijk diner in te leiden, weg van de klassieke buffetopstelling. KonseptS ontwikkelde zo THE BOX. Bij dat unieke concept staat de keuken in het midden van de feestzaal opgesteld, maar dan wel visueel verstopt met behulp van een sfeervol doek. Is het etenstijd? Dan wordt de spanning opgebouwd met bijvoorbeeld rook. Vervolgens wordt het doek opgehaald en verschijnt het originele buffet. Wedden dat je gasten zich die eetervaring beter zullen herinneren? THE BOX is trouwens ook voorzien van podiumelementen. Ideaal om ook je geboekte liveband op te laten plaatsnemen!

2. Horen: wees memorabel

Over die liveband gesproken: muziek kan een event compleet maken. Muziek raakt mensen en zorgt voor herinneringen. Probeer een indruk na te laten. Dat kun je eventueel doen door een playlist à la tête du client samen te stellen! Vraag elke inschrijvende deelnemer naar zijn of haar lievelingsnummer en doe daar tijdens het evenement net dat tikkeltje méér mee dan gewoon het lied opzetten. Ga op zoek naar het verhaal achter het nummer, laat de persoon die het lied koos aan het woord enzovoort. Wil je nog een stapje verder gaan? Creëer dan een lied op maat! Voor het slotevenement van een bedrijf dat de deuren ging sluiten, zorgde KonseptS zo, samen met Jean Bosco Safari, voor een hoogstpersoonlijk lied waarin de werkervaring van alle collega’s gebundeld werd. Alle collega’s schreven mee aan het nummer. Je kunt je voorstellen wat voor een impact dat had! Muziek zorgt voor een unieke verbondenheid en zo ook voor een onvergetelijk evenement.

Maar ook wat verteld wordt kan beleving creëren. Een speech geven is méér dan even verplicht het woord moeten nemen. Pak het professioneel aan en zorg voor een goede inleiding, een speechscript, een vlotte aankondiging van de volgende spreker, eventueel met een jingle, enzovoort. Maak de speech voldoende persoonlijk en herkenbaar, mét een vleugje humor, als het even kan. Wees gerust origineel! Als de CEO een fervent fietser is, waarom zou hij zijn entree dan niet op de fiets kunnen maken? Wil je bedrijf de beste, de snelste, de eerste zijn? Trek die metafoor dan door en laat de spreker aantreden in … een racepak!

3. Proeven: vertel een verhaal

Bepaal het perfecte tijdstip voor je bedrijfsevent. Je louter baseren op het mooie weer van komende week? Geen goed idee! Neem de kalender erbij en bepaal de hoogseizoenen voor jouw business, gebaseerd op de doelstellingen van je event. Wil je extra klanten genereren? Plan je event dan niet vlak voor een luwe vakantieperiode. Wil je mensen aanwerven en richt je je op studenten? Dan zijn vakanties net wél interessant. Teken jouw specifieke situatie uit op een kalender. Maak het visueel! Zo wordt de ideale periode voor jouw evenement vast duidelijk.

4. Ruiken: volg je neus

Geuren zijn delicaat. Niet iedereen ruikt graag hetzelfde. Maar geuren versterken wel emoties en dus belevingen. Selecteer de cateringpartner voor je evenement dus bijvoorbeeld op de heerlijke geuren die zijn gerechten zouden kunnen verspreiden. Denk maar aan de geur van vers gebakken brood, warme appeltaart, of pizza.

Je kunt natuurlijk ook verder gaan in de geurbeleving. Er bestaan bedrijven die jouw evenement professioneel kunnen ‘begeuren’, maar ook zelf kom je al een heel eind ver. Een kerstfeest kan opgeluisterd worden met (de geur van) echte dennen. En bij een voorjaarsfeest hoort een frisse lentegeur.

5. Voelen: aan alles is gedacht

Beleving gaat over voelen, zowel fysiek als emotioneel. En echte emotie zit in de details! Het gevoel van kwalitatief tafellinnen is bijvoorbeeld zo anders dan dat van papieren servetten. Denk ook aan het ruimtegevoel van je gasten. Met z’n twaalven aan een tafel van 1m80 is voor niemand comfortabel.

In het ideale geval voelen de gasten dat het totaalplaatje van je event klopt en dat er aan alles, maar dan ook alles, gedacht is. De sfeer klopt, de service is top, er is een goede flow aan de inkom van de feestzaal, de gasten kunnen gemakkelijk parkeren, hun natte regenjas wordt met de glimlach aangenomen, enzovoort. De gasten houden een positief gevoel over aan het evenement en dat straalt af op het bedrijf dat het event organiseert!

Wil jij ook alle zintuigen prikkelen met je evenement en de juiste beleving creëren?

KonseptS inspireert je graag met originele ideeën die werken! Contacteer ons vrijblijvend voor advies en een offerte. Wij denken graag met je mee!