Vermijd dat je fotoreportage uitmondt in een fiasco

Zie jij de fout in de volgende zin? “En regel jij de fotograaf voor ons event dan nog even?”. Neen, het gaat niet om een spelfout of grammaticale blunder, we struikelen over het woordje ‘even’. Want hoewel een goede fotograaf haast ongemerkt aanwezig is op een event, gaat hij steeds piekfijn voorbereid en doordacht aan de slag. Maar … dan moet jij hem of haar wél voldoende briefen. Want vaak wordt de fotograaf wel gereserveerd, maar is hij niet op de hoogte van wat jij allemaal in petto hebt voor je gasten. Met als resultaat: foto’s, maar ook niet meer dan dat. Zonde van de investering, want je kunt zoveel meer met goede, weldoordachte foto’s! Wij bundelden onze ervaring in een ultieme checklist. Wedden dat er met deze tips en tricks geen wow-, ooooooh- of mmmm-momentje meer buiten schot van je fotograaf blijft?

Een personeelsevent is geen huwelijk

Begin bij het begin en kies de juiste fotograaf! We geloven je op je woord als je zegt dat fotograaf X de Dag van je Leven prachtig in beeld heeft weten te brengen, maar een huwelijk is geen event. En een huwelijksfotograaf is dus ook geen eventfotograaf. Kies dus zeker de juiste fotograaf voor jouw event. Stem bij het reserveren duidelijk de duur van de opdracht, eventuele onduidelijkheden over de rechten van de foto’s, de hoeveelheid foto’s en de deadline af. Goede afspraken, maken goede vrienden én ijzersterke foto’s!

Zoveel meer dan foto’s

Bedenk voor je contact opneemt met de fotograaf wat je precies nodig hebt en wilt doen met het beeldmateriaal achteraf. Sfeerbeelden om te delen op social media of met je gasten? Uiteraard, maar er zijn zoveel meer mogelijkheden. Waarom je fotograaf al niet tijdens de voorbereidingen laten komen, zodat je je gasten alvast wat kunt prikkelen? Of waarom ook niet al die volgende nieuwsbrieven, je bedrijfsmagazine of bepaalde campagnes in het achterhoofd houden?

Maak – nu iedereen er piekfijn uitziet – bijvoorbeeld ook van de gelegenheid gebruik om foto’s te nemen van directie en medewerkers. Of zorg ervoor dat er alvast een eerste foto klaarligt wanneer je gasten huiswaarts keren, zodat ze al een mooie herinnering hebben aan je event. Je kunt alle kanten uit met foto’s, maar bepaal dan wel op tijd wat je noden zijn. En deel die uitvoerig met de fotograaf. Ben je geen fan van zwart-witfoto’s? Vergeet dat dan zeker niet te melden.

Spontaan is leuk, maar niet alles

Die verraste blikken bij de lancering van een product, de blije gezichten bij het zien van die leuke animatie. Het zijn spontane, onvergetelijke momenten die je fotograaf zeker zal vastleggen. Maar het is de combinatie van zulke foto’s en ‘geplande’ foto’s die een reportage compleet maakt. Informeer je fotograaf dus over wie er wanneer gefotografeerd moet worden en neem in je draaiboek ook zo’n gepland fotomoment op. Bijvoorbeeld om portret- of teamfoto’s te nemen die je later ook op je nieuwe website kunt gebruiken. Dit hoeft zeker niet lang te duren. Over dat draaiboek gesproken: deel het volledige draaiboek van je evenement met de fotograaf zodat hij zich alvast kan voorbereiden. Bespreek samen de niet-te-missen fotomomenten, en wellicht spot hij er zelf ook nog wel enkele bij het doornemen ervan.

Oooops, I did it again

Sorry not sorry als je nu voor de rest van de dag met dit nummer in je hoofd zit, maar we doen het voor de goede zaak! Een event is nooit 100% perfect (al scheelt het bij KonseptS nooit veel ;)). Natuurlijk heeft je eventpartner niets aan het toeval overgelaten bij de voorbereiding van je event. Maar … misschien vallen je tijdens het verloop van de avond toch wat dingen op die je in de toekomst graag zou verbeteren: de opstelling van het buffet, de indeling van de zaal, de verlichting op het podium, het lettertype van je menukaart … Leer ervan én laat ook die mindere dingen vastleggen voor de fotograaf. De foto’s hoeven daarom niet in de reportage die je nadien met je gasten deelt, maar zijn wel van onschatbare waarde voor je eigen archief. Over een jaar zal je ons (en je fotograaf) dankbaar zijn!

De fotograaf is ook een gast

Is er een dresscode op je event? Vergeet de fotograaf er niet van op de hoogte te brengen. Fotografen vallen niet graag op bij het uitoefenen van hun job. In een bermuda verschijnen op jouw White Tie-feestje, is dus zeker een no go. Je gasten zouden maar raar opkijken. In hetzelfde lijstje van ‘vaak vergeten dingen’: de fotograaf is een mens van vlees en bloed. En die krijgen regelmatig honger en dorst. Voorzie dus zeker eten en drinken voor je fotograaf (en je andere partners).

Bij KonseptS hebben we een jarenlange ervaring opgebouwd met het selecteren en briefen van fotografen. We kunnen je dus vast en zeker ook helpen met jouw vragen. We zouden zeggen: neem alvast een selfie om je mooiste glimlach te oefenen en neem contact met ons op. 😉