5 tips om beleving op je evenement te creëren

Zo prikkelt je evenement álle zintuigen

Een geslaagd evenement spreekt alle zintuigen aan. Je wilt niet enkel dat de ogen van de deelnemers vol verwondering ronddwalen en dat hun oren gespitst worden. Ook wat bezoekers kunnen ruiken, proeven en voelen moet doordacht zijn. Door rekening te houden met álle zintuigen, creëer je een complete beleving. En het is die beleving die zorgt voor een onvergetelijk evenement, of het nu een jaarvergadering, een personeelsfeest of een nieuwjaarsevent is.

Om een passende beleving te creëren ga je in de eerste plaats uit van de doelstellingen en het doelpubliek van je evenement. Dit vormt jouw unieke basis om je evenement verder vorm te geven. Welke elementen zijn er nodig om alle zintuigen te prikkelen? En hoe kun je die het best op elkaar afstemmen? Wij verzamelden alvast enkele inspirerende tips die je kunt gebruiken om je doelpubliek volledig onder te dompelen in de juiste beleving.

1. Zien: durf indruk te maken

We geven onze ogen graag de kost. Om van een evenement een echte belevenis te maken voor de deelnemers, creëer je het best een visuele stijl die je doortrekt tot in de details. Toon je je gast, bijvoorbeeld Sofie, bij het binnenkomen een kerstbollogo met haar naam op? Misschien is het dan leuk als ze aan haar plek aan tafel ook een gepersonaliseerde kerstbal met opdruk ‘All I want for Christmas is Sofie!’ terugvindt?

Wees ook nooit bang om indruk te maken. Zoek naar de perfecte locatie voor jouw event en bedenk dat alles kan, van een intieme feestlocatie zoals Villa Zwart Goud tot de imposante basiliek van Koekelberg! Het belangrijkste is dat het decor past bij je evenement. Met allerlei elementen schep je de juiste sfeer. Denk bijvoorbeeld aan de verlichting; warm kaarslicht zorgt voor een mooie gloed die je meteen in hogere sferen brengt.

Visueel kun je ook spanning creëren. Kies eens voor een andere tafelopstelling, of bedenk een spectaculaire manier om het feestelijk diner in te leiden, weg van de klassieke buffetopstelling. KonseptS ontwikkelde zo THE BOX. Bij dat unieke concept staat de keuken in het midden van de feestzaal opgesteld, maar dan wel visueel verstopt met behulp van een sfeervol doek. Is het etenstijd? Dan wordt de spanning opgebouwd met bijvoorbeeld rook. Vervolgens wordt het doek opgehaald en verschijnt het originele buffet. Wedden dat je gasten zich die eetervaring beter zullen herinneren? THE BOX is trouwens ook voorzien van podiumelementen. Ideaal om ook je geboekte liveband op te laten plaatsnemen!

2. Horen: wees memorabel

Over die liveband gesproken: muziek kan een event compleet maken. Muziek raakt mensen en zorgt voor herinneringen. Probeer een indruk na te laten. Dat kun je eventueel doen door een playlist à la tête du client samen te stellen! Vraag elke inschrijvende deelnemer naar zijn of haar lievelingsnummer en doe daar tijdens het evenement net dat tikkeltje méér mee dan gewoon het lied opzetten. Ga op zoek naar het verhaal achter het nummer, laat de persoon die het lied koos aan het woord enzovoort. Wil je nog een stapje verder gaan? Creëer dan een lied op maat! Voor het slotevenement van een bedrijf dat de deuren ging sluiten, zorgde KonseptS zo, samen met Jean Bosco Safari, voor een hoogstpersoonlijk lied waarin de werkervaring van alle collega’s gebundeld werd. Alle collega’s schreven mee aan het nummer. Je kunt je voorstellen wat voor een impact dat had! Muziek zorgt voor een unieke verbondenheid en zo ook voor een onvergetelijk evenement.

Maar ook wat verteld wordt kan beleving creëren. Een speech geven is méér dan even verplicht het woord moeten nemen. Pak het professioneel aan en zorg voor een goede inleiding, een speechscript, een vlotte aankondiging van de volgende spreker, eventueel met een jingle, enzovoort. Maak de speech voldoende persoonlijk en herkenbaar, mét een vleugje humor, als het even kan. Wees gerust origineel! Als de CEO een fervent fietser is, waarom zou hij zijn entree dan niet op de fiets kunnen maken? Wil je bedrijf de beste, de snelste, de eerste zijn? Trek die metafoor dan door en laat de spreker aantreden in … een racepak!

3. Proeven: vertel een verhaal

Bepaal het perfecte tijdstip voor je bedrijfsevent. Je louter baseren op het mooie weer van komende week? Geen goed idee! Neem de kalender erbij en bepaal de hoogseizoenen voor jouw business, gebaseerd op de doelstellingen van je event. Wil je extra klanten genereren? Plan je event dan niet vlak voor een luwe vakantieperiode. Wil je mensen aanwerven en richt je je op studenten? Dan zijn vakanties net wél interessant. Teken jouw specifieke situatie uit op een kalender. Maak het visueel! Zo wordt de ideale periode voor jouw evenement vast duidelijk.

4. Ruiken: volg je neus

Geuren zijn delicaat. Niet iedereen ruikt graag hetzelfde. Maar geuren versterken wel emoties en dus belevingen. Selecteer de cateringpartner voor je evenement dus bijvoorbeeld op de heerlijke geuren die zijn gerechten zouden kunnen verspreiden. Denk maar aan de geur van vers gebakken brood, warme appeltaart, of pizza.

Je kunt natuurlijk ook verder gaan in de geurbeleving. Er bestaan bedrijven die jouw evenement professioneel kunnen ‘begeuren’, maar ook zelf kom je al een heel eind ver. Een kerstfeest kan opgeluisterd worden met (de geur van) echte dennen. En bij een voorjaarsfeest hoort een frisse lentegeur.

5. Voelen: aan alles is gedacht

Beleving gaat over voelen, zowel fysiek als emotioneel. En echte emotie zit in de details! Het gevoel van kwalitatief tafellinnen is bijvoorbeeld zo anders dan dat van papieren servetten. Denk ook aan het ruimtegevoel van je gasten. Met z’n twaalven aan een tafel van 1m80 is voor niemand comfortabel.

In het ideale geval voelen de gasten dat het totaalplaatje van je event klopt en dat er aan alles, maar dan ook alles, gedacht is. De sfeer klopt, de service is top, er is een goede flow aan de inkom van de feestzaal, de gasten kunnen gemakkelijk parkeren, hun natte regenjas wordt met de glimlach aangenomen, enzovoort. De gasten houden een positief gevoel over aan het evenement en dat straalt af op het bedrijf dat het event organiseert!