Om helderheid en transparantie te bieden, werken we met een zelf ontwikkeld 5-fasenmodel.
Dit model vormt al meer dan 20 jaar de basis van onze aanpak én onze prijszetting. Het toont niet wat moet, maar wat kan.
Je kiest zelf in welke fases je ondersteuning wenst — één fase, meerdere of het volledige traject.
Niet elk event doorloopt alle fases. En dat is net de kracht van dit model.
In deze fase luisteren we.
We brengen doelstellingen, doelgroep en verwachtingen helder in kaart en verkennen samen de vraag.
Van daaruit schetsen we een eerste richting.
We onderzoeken mogelijke ideeën, betrekken relevante partners en brengen alles overzichtelijk samen in een helder vertrekpunt.
Inclusief een duidelijke scope en een realistische budgetrichting.
Vanaf deze fase starten we de effectieve samenwerking.
Het gekozen idee wordt verder uitgewerkt en voorbereid tot een concreet en uitvoerbaar geheel. We finaliseren het concept, vragen offertes op en stemmen af met leveranciers en locaties.
Budgetten worden verfijnd, afspraken vastgelegd en het draaiboek wordt opgesteld en gedeeld met alle betrokken partijen. Ook communicatie en aanpak worden helder vastgelegd.
Dit is de fase waarin het fundament van het event wordt gebouwd.
In de laatste weken voor het event verschuift de dynamiek.
Vragen nemen toe, details wijzigen en beslissingen worden scherper — vaak last minute. Deze fase is bewust voorzien om daarop te anticiperen.
We stemmen verder af, passen aan waar nodig en vangen extra vragen en wijzigingen op.
Zo blijft het overzicht bewaard en kan het event zonder stress naar uitvoering toe groeien.
De uitvoering van een event start niet op het moment dat gasten toekomen. Ze begint vaak één of meerdere dagen eerder en loopt door tot alles correct is afgerond.
In deze fase begeleiden en coördineren we het volledige productietraject: de opbouw op locatie, het eventmoment zelf en de afbouw nadien. Dat omvat logistieke voorbereiding, technische afstemming, aansturing van partners en opvolging op het terrein.
Door deze onderdelen expliciet te benoemen, maken we de inspanning zichtbaar en bespreekbaar.
Zo ontstaat ruimte voor bewuste keuzes en samenwerking — ook met eigen teams waar dat past.
Na het event zorgen we voor een zorgvuldige afronding. We nemen de administratieve opvolging op ons en controleren de facturatie.
Daarnaast evalueren we samen het verloop van het event.
Via interne en externe debriefings brengen we inzichten samen en maken we leerpunten concreet. Beeldmateriaal wordt verzameld en bezorgd, zodat het event ook nadien verder kan leven.
Zo sluiten we niet alleen correct af, maar nemen we ook waardevolle inzichten mee naar volgende edities.
© 2026 KonseptS. Powered by Datalink | Algemene voorwaarden | Cookiebeleid
